Petit-Déjeuner : La digitalisation de la fonction Finance chez EDF

27/05/2019

Comment le groupe EDF digitalise-t-il sa fonction Finance avec Power BI ? C’est la question que nous avons posée à Armelle Poulou, Directeur Financement et Trésorerie Groupe d’EDF, à l’occasion d’un petit-déjeuner le 21 mai dernier.

1. Commencer par une première victoire

« Mon objectif était avant tout de sortir d’une logique de reporting », commence Armelle Poulou. Un défi d’envergure pour un groupe coté dont les habitudes de travail sont bien ancrées. Armelle lance ainsi le projet « Fiches banques », qui permet d’avoir une vision globale de l’activité, en transverse banques ou par banque. Si ces tableaux de bord simplifient le pilotage de la relation bancaire au quotidien, le projet a également réuni pour la première fois les équipes Cash Management et Salles des Marchés :

« Il y avait une véritable séparation culturelle entre les équipes : j’ai profité de cet exercice pour réunir des fiches auparavant séparées et faire tomber les barrières entre les deux équipes. Pour la première fois, elles ont travaillé au sein d’une équipe projet commune, cassant ainsi des à priori bien installés sur la valeur ajoutée des équipes. »

Ces nouvelles fiches banque, qui mettaient jusqu’à six mois à être construites, ne demandent désormais plus que six semaines aux équipes. Les ressources ont ainsi pu être réaffectées sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Tableau de bord Fiches Banques

Cette première réussite a créé une émulation au sein du Groupe et convaincu en interne de l’intérêt de la solution Power BI pour répondre à d’autres besoins tels que le pilotage du cash. « Une première victoire, même petite, est essentielle pour donner de la visibilité à ce type de projet et permettre ainsi d’investir plus largement dans un second temps », témoigne Armelle.

2. Embarquer les équipes par l’exemplarité 

La réussite d’un projet de digitalisation dépend aussi de la capacité du management à s’impliquer sur le projet pour favoriser l’adoption des équipes.

« Lorsqu’il y a des enjeux de productivité assez forts, comme c’était mon cas, on parvient rapidement à convaincre le management de l’intérêt de faire évoluer les process », observe Armelle. Paradoxalement, les équipes sont parfois plus ardues à convaincre : si certains sont friands de nouveaux outils et de nouvelles compétences à développer, d’autres ont moins d’appétence et nécessitent d’être convaincus.

« Le fait que je me sois moi-même impliquée en allant aux formations, aux réunions, en portant le message auprès des équipes, a beaucoup aidé à l’adoption », expose-t-elle. Armelle s’est également impliquée dans les actions de communication mises en place pour présenter leur nouvel outil de travail aux équipes. Elle a ainsi participé à la réalisation d’une vidéo et à un petit-déjeuner organisé pour le lancement du nouveau dashboard.

« L’exemplarité du management est essentielle dans une culture hiérarchique comme l’est celle d’EDF », résume Armelle.

3. Accompagner le changement

« La technologie introduit d’importants changements dans la manière de travailler, dans les relations entre les gens. Il est indispensable d’accompagner ce changement par des experts capables d’anticiper les méthodologies à mettre en place pour que les équipes puissent s’approprier ces nouveaux outils de travail », conseille Armelle Poulou.

Un projet de digitalisation est l’occasion d’identifier, en interne, des appétences pour les outils et de former les équipes concernées. Certains collaborateurs peuvent ainsi se découvrir un vrai intérêt pour les outils de BI et développer de nouvelles compétences : « Avant même que l’équipe de Finance 3.1 n’ait livré le projet, j’ai découvert que certains curieux étaient allés créer leur propre dashboard Power BI ! », s’étonne encore Armelle.

La facilité de prise en main est donc un facteur déterminant de l’adoption des équipes, à prendre en compte au moment du choix de l’outil : « Power BI présente le gros avantage d’être assez intuitif pour les utilisateurs chevronnés d’Excel. Si, au début, l’accompagnement par les équipes de Finance 3.1 était indispensable, aujourd’hui nous sommes totalement autonomes sur la gestion de nos fiches banques », conclut-t-elle.

La réussite des projets Power BI à l’initiative d’Armelle ont créé une émulation auprès d’autres équipes en interne. De nouveaux dashboards sont ainsi en cours de création dans le cadre du projet ‘Pilotage par le Cash’ lancé par le Directeur Financier à l’échelle du groupe.

« Le tableau de bord des Fiches Banques a tellement plu au Directeur Financier, qu’il a débouché sur un tableau de bord pour le COMEX, mais aussi des revues de performance. Le COMEX pilote donc désormais la performance du Groupe depuis Power BI, sur tablette ou mobile. »

« Mon prochain projet de digitalisation ? La signature électronique du parapheur du DAF avec DocuSign, permettant une baisse drastique des coûts et des délais ! », conclut Armelle.

Découvrez le témoignage de Simone Rossi, CEO EDF Energy UK, membre du COMEX et utilisateur du dashboard de pilotage de la performance « KViz », réalisé sur Power BI :