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Progresser en Excel (1) : les raccourcis claviers

15/09/2016

Cette suite d’article se destine aux débutants d’Excel, qui n’ont pas encore acquis beaucoup d’aisance avec le logiciel. Il est une introduction aux bonnes pratiques, et compile un certain nombre de petits trucs et astuces qui permettent de gagner du temps lors de l’utilisation d’Excel, que les lecteurs les plus avertis connaîtront déjà.

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L’essentiel du temps investi dans la construction d’un document Excel ne s’explique souvent pas par la complexité des opérations qu’on y fait, mais par le temps nécessaire à la répétition de nombreuses opérations simples. Par exemple, pour l’établissement de tableaux récapitulatifs de vente, d’états financiers ou de documents comptables.

Le but est donc de vous apprendre un certain nombre de petites astuces qui vous feront gagner du temps !

Cela va sans dire, mais la connaissance de quelques raccourcis clavier vous simplifiera grandement la vie, à la fois pour naviguer dans vos tableaux, les construire, ou encore pour les modifier ou les dupliquer.  Vous pourrez trouver ici un petit document Excel qui vous permettra de vous exercer à l’utilisation de ces formules.

On retiendra ainsi :

« Ctrl + flèche », qui permet de passer de la cellule actuellement sélectionnée à la dernière cellule consécutivement remplie dans une direction donnée (utile pour passer de la première à la dernière colonne/ligne du tableau sans toucher la souris).

« Maj + Ctrl + Flèche » permet d’effectuer la même opération, mais en étendant votre sélection actuelle : si on sélectionne la 1ère cellule de notre tableauart1Picture1

En faisant Ctrl+Maj+Bas, nous sélectionnons toute la première colonne,

art1Picture2

En faisant à la suite Ctrl+Maj+Droite, nous aurons alors sélectionné tout le tableau !

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Cette méthode est bien plus rapide et plus fiable que l’utilisation de la souris pour sélectionner une grande plage de données.

Si vous ne souhaitez sélectionner qu’un seul tableau, il est encore plus rapide de se placer dedans et d’utiliser « Ctrl +  * ».

En revanche, si l’on souhaite limiter le déplacement de la sélection à une seule cellule ou ligne à la fois, Maj + flèche peut alors être utile.

 

Mais à quoi bon être capable de sélectionner rapidement une plage sur laquelle vous souhaitez, par exemple, appliquer votre formule, si vous étirez toujours vos formules à la souris ? Pas de panique, c’est aussi faisable au clavier. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous avez entré votre formule ainsi que la zone dans laquelle vous souhaitez l’étirer. Ctrl + D vous permet de l’étirer vers la droite, et Ctrl + B vous permet de faire de même vers le bas.

Pour ceux qui utilisent Excel en Anglais, l’étirement des formules se fait via Ctrl+D (Down) et Ctrl+R (Right).

 

« Alt + = » vous permet de faire directement la somme d’un tableau sans même utiliser de formule : il vous suffit de sélectionner la ou les colonnes que vous souhaitez sommer, ainsi que la première ligne en dessous de celles-ci, puis d’utiliser ce raccourci clavier !

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C’est tout de même plus rapide que d’écrire à la main votre formule de somme, non ?

Le collage spécial (Alt+E+G) peut vous faire gagner un temps précieux : vous voulez créer un nouveau tableau au même format mais avec des chiffres différents ? Il vous suffit alors de copier l’ancien tableau puis le faire un collage spécial format, pour récupérer la trame.

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Vous pouvez aussi utiliser un collage spécial formule, si ce tableau contient des calculs que vous souhaitez récupérer à l’identique, mais que vous voulez modifier les valeurs de départ, ou un collage valeur pour récupérer les titres de votre tableau. Les possibilités sont nombreuses !