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Formats numériques personnalisés

02/11/2015

Il n’est pas rare de devoir traiter et analyser un tableau dont les formats numériques ne font pas ressortir les informations de façon lisible. Aussi, lorsque le tableau comporte un nombre conséquent de données, l’utilisation de formats numériques personnalisés permet d’en faciliter la lecture et de repérer les données importantes.

Si Excel propose des formats numériques par défaut (monétaire, pourcentage, date, etc.), il est toutefois possible de créer des formats personnalisés afin d’optimiser la présentation de tableaux.

Dans notre exemple, nous allons partir de ce tableau peu lisible…

Formats numériques personnalisés - image 2

…pour obtenir à l’aide des formes personnalisées le tableau suivant :

Formats numériques personnalisés - image 3

Vous pouvez télécharger cet exemple ici.

L’accès aux formats numériques est possible à travers le menu d’accueil en cliquant sur « Autres formats numériques » dans la rubrique Nombre. Sélectionner alors la catégorie « Personnalisée » dans la fenêtre qui apparaît à l’écran.

Formats numériques personnalisés - image 1

Cette fenêtre est également accessible à l’aide du raccourcis clavier « CTRL + SHIFT + 1 ».

 

Nous allons désormais voir la démarche pas-à-pas appliquée à notre tableau.

  1. Afficher les nombres de la colonne CA en k€

Dans la plage « Type » de notre fenêtre, une place est laissée à l’utilisateur afin qu’il puisse saisir lui-même un format numérique. Un format de nombre personnalisé comporte en général 4 sections de code, chaque section étant séparée par des points-virgules. Ces différentes sections définissent dans l’ordre le format pour les nombres positifs, les nombres négatifs, les valeurs nulles et enfin le texte :  « <POSITIF> ; <NEGATIF> ; <ZERO> ; <TEXTE> »

S’il n’est pas nécessaire d’inclure toutes ces sections de code dans votre format personnalisé, voici néanmoins quelques règles à connaître sur les formats personnalisés :

Avec ces quelques règles en tête, il devient facile de formater les nombres des colonnes CA en K€ avec le code suivant. Le code «# ###» permet de séparer les milliers des autres unités. De plus, l’ajout d’un espace à la fin du code précédent «# ### » permet de changer d’échelle de valeurs en affichant les unités en K€. Ce format est utile en ce qu’il évite de diviser par 1000 l’ensemble des nombres contenus dans le tableau.

  1. Afficher les écarts négatifs entre parenthèses et en rouge

Afin d’ajouter une couleur par défaut aux nombres négatifs par exemple, il suffit d’utiliser le code suivant au début de la section destinée aux nombres négatifs : «[Rouge]». Dès lors, le code utilisé pour les nombres négatifs est le suivant : «# ###;[Rouge](# ###)».

  1. Afficher le signe des pourcentages et les pourcentages négatifs en rouge

Il suffit ici de rajouter le signe associé au nombre ainsi que la donnée de pourcentage. Ainsi dans notre tableau, les pourcentages sont codés comme suit : «+ 0,0%;[Rouge]- 0,0%;“-”».

  1. Ajouter un texte par défaut derrière un nombre

Vous aurez remarqué que les nombres nuls ont été qualifiés par le code suivant : «“-”». En effet, l’usage des guillemets permet d’introduire l’utilisation de caractères de type texte. Ainsi pour rajouter la mention «k€» sur notre ligne de total, le code suivant permet de résoudre aisément le problème : «# ### “ k€”». A noter que l’usage des espaces est pris en compte dans la rédaction de caractères de type texte.

  1. Quelques compléments sur les formats numériques

Un usage également utile en ce qui concerne les formats numériques personnalisés est l’inclusion d’une section pour l’entrée de texte. Ainsi, afficher tout texte que vous tapez dans la cellule est rendu possible avec l’utilisation du caractère « @ ».

Par exemple, le code suivant «@“€ HT”» permettra d’afficher « € HT » en fin de chaque texte ou nombre des cellules concernées par ce format personnalisé.

Un format numérique ainsi créé est automatiquement stocké dans la rubrique « Personnalisé » et peut être supprimé depuis cette même rubrique. Néanmoins, ce format sera stocké uniquement au sein du classeur dans lequel il a été créé et ne sera pas disponible dans d’autres classeurs. Si vous souhaitez utiliser des formats numériques personnalisés de façon récurrente, il vous suffit de créer ces formats dans un classeur que vous pouvez enregistrer comme modèle Excel et que vous utilisez ensuite en tant que base pour vos nouveaux classeurs.