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Macro ? Vous avez dit Macro ?

22/04/2014

Avec une bonne maîtrise d’Exel, on peut concevoir des modèles financiers très puissants. Excel offre des possibilités quasi-illimitées, mais hélas non illimitées… Si l’on veut concevoir un modèle évolutif, ergonomique et sécurisé, on se heurte rapidement aux limites du logiciel, ou de ses utilisateurs… C’est pourquoi, chez Finance 3.1, nous intégrons souvent des macros aux modèles financiers et aux outils de reporting que nous remettons à nos clients. De quoi s’agit-il ?

Une macro est un mini-programme qui permet d’optimiser un fichier Excel.

Concrètement, il s’agit d’une suite d’instructions liée à un fichier Excel, permettant d’interagir avec celui-ci ou avec d’autres fichiers. Ces instructions sont exécutées automatiquement lorsqu’on appelle la macro, ce qui peut se faire de différentes manières. Une macro peut être appelée par l’utilisateur, à l’ouverture du fichier, par une autre macro, lorsque le contenu d’une cellule est modifié, etc.

Les macros sont écrites en VBA, un langage de programmation propre à la suite Microsoft. Lorsqu’un fichier Excel en contient, on peut les visualiser, les corriger ou en écrire de nouvelles dans l’éditeur de macros, auquel on accède par le raccourci ALT + F11.

Une macro commence par l’instruction « Sub » et se termine par « End Sub » : entre les deux, Excel exécute les instructions les unes après les autres, et l’utilisateur ne s’aperçoit que du résultat final.

Une macro peut contenir une à plusieurs milliers de lignes de code, et exécuter des tâches aussi bien simples que complexes. Par exemple, on peut écrire une macro pour :

Gain de temps

Les macros permettent d’automatiser de longues séries d’instructions. Elles évitent à l’utilisateur d’effectuer à la main des actions répétitives et fastidieuses. De plus, elles suppriment le risque que l’utilisateur se trompe, oublie l’une de ces actions, etc.

Si elles peuvent être utiles pour le traitement ponctuel d’un fichier, les macros prennent toute leur valeur lorsqu’on doit traiter des fichiers de manière périodique, par exemple des bases de données mensuelles.

Prévoyance

Les macros éliminent les problèmes de « transmission de savoir-faire ». Si le traitement d’un fichier est effectué manuellement par un employé de votre entreprise, il est probable que cet employé soit le seul à détenir le savoir-faire associé, ce qui posera problème le jour où cette personne changera de fonction ou quittera l’entreprise…

A l’inverse, si on automatise le traitement d’un fichier, toute personne de l’entreprise devient capable de l’effectuer en un simple clic.

Sécurité

Les macros permettent de construire des outils sécurisés : grâce aux macros, on peut restreindre l’accès au fichier et les actions autorisées en fonction du type d’utilisateur. Le fichier est ainsi protégé contre toute intrusion, action malveillante ou fausse manipulation.

Enfin, elles permettent d’effectuer en continu (ou à la demande de l’utilisateur) un ensemble de contrôles : présence de tels documents dans tel dossier, date valide, cohérence des données, etc. Ainsi, lorsqu’un problème empêche votre outil Excel de fonctionner correctement, l’utilisateur en est immédiatement prévenu et peut le corriger.