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Excel ou logiciel intégré?

31/03/2014

La plupart des entreprises qui ont commencé à développer des outils de gestion sur Excel, et ont continué à croître, se sont forcément un jour retrouvées confrontées à la question suivante : pour gérer un nombre de données toujours plus important, l’utilisation d’Excel est-elle toujours pertinente ? Ne vaudrait-il pas mieux traiter ces données dans un logiciel conçu ad-hoc ?

Développement d’un logiciel ad-hoc : une voie coûteuse…

L’utilisation d’un logiciel sur mesure présente sans doute certains avantages par rapport à Excel : avantage en matière de sécurité et de pérennité des données, avantage en matière de gestion d’autorisations et de connexions simultanées, accès possible via navigateur internet…

Cependant, le développement d’un logiciel ad-hoc représente également un coût très élevé: temps de développement, temps passé à former les équipes à ce nouvel outil inconnu… Il s’agit également d’une solution peu évolutive, chaque nouvelle demande d’analyse par les équipes nécessitant d’implémenter de nouvelles fonctionnalités, longues à mettre en place par les développeurs de l’application… Et enfin, avec de telles solutions qui nécessitent l’écriture de beaucoup de code, on est rarement à l’abri d’un bug, qui là encore, doit être résolu par les personnes compétentes, ce qui demande souvent du temps…

Libérez la puissance d’Excel !

A l’inverse, l’utilisation d’Excel, qui peut paraître risquée à première vue, peut être une solution alternative peu coûteuse, puissante et fiable.

Le développement d’une solution ad-hoc sous Excel sera plus rapide à concevoir, Excel étant un outil très flexible, et possédant nativement un grand nombre de fonctions financières. Excel est également un outil connu par la grande majorité des salariés, ce qui vous épargnera des formations avancées à l’utilisation d’un nouvel outil, et rassurera sans doute vos équipes.

Excel est un outil puissant : il permet, depuis la version 2007, de traiter un très grand nombre de données : plus d’un million de lignes, et plus de 16 000 colonnes, ce qui permet de couvrir plus de 1300 années avec un échéancier mensuel en colonnes.

En matière de contrôles, VBA offre de nombreuses possibilités de contrôles de cohérences, que l’on peut rendre automatiques (par exemple, à la fermeture d’un fichier), ou sur demande (appui d’un bouton « Contrôle »), ou encore de gestion de suivi des modifications.

Pour la gestion des autorisations, avec Active Directory (solution de Microsoft), on peut très facilement gérer des autorisations d’accès à des fichiers et dossiers.

Dans tous les cas, que l’on passe par Excel ou par le développement d’un logiciel, il faudra dans tous les cas passer par une phase de remise à plat de l’ensemble des processus actuels avant de rebâtir le nouvel outil.

Dans tous les cas, Excel aura son rôle à jouer

Dans certains cas, il peut toutefois être nécessaire de passer par le développement d’un outil ad-hoc, au moins en partie… tout est alors une question de position de curseur : quelle partie du travail est-il préférable de faire sous Excel ? Quelle partie est-il préférable de réaliser au sein du logiciel ? Dans tous les cas, il vaut toujours mieux pouvoir faire des analyses finales sous Excel, à partir d’extractions depuis le nouvel outil : s’il y a un outil bureautique conçu pour pouvoir réaliser des analyses avec la plus grande flexibilité, c’est bien Excel !